PL 
EN Polityka ochrony danych osobowych
I. Informacje ogólne
Administratorem Państwa danych osobowych jest 3M4E Sp. z o.o. (zwana dalej: Administratorem) wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001086416, NIP: 8672259808, REGON: 527681182 z siedzibą w Łomiankach (05-092) przy ul. Rolniczej 56A/1.
Administrator zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”).
Administrator zachęca do kontaktu w związku z wszelkimi wątpliwościami dot. przetwarzania Państwa danych osobowych: telefon +48 571 502 586; e-mail office@3m4e.com.
II. Zakres przetwarzania danych osobowych
Administrator realizując swoje cele biznesowe przetwarza Państwa dane osobowe w celach i zakresie:
1. Potencjalni klienci, w tym adresaci działań marketingowych
Cel przetwarzania, podstawa prawna, okres przechowywania:
Ø w celu: realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na marketingu własnych produktów i usług, a w przypadku wyraźnej zgody – także produktów i usług firm współpracujących z Administratorem (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przy wykorzystaniu następujących kanałów komunikacji: rozmowy głosowe (marketing telefoniczny), przesyłanie informacji handlowej (wiadomości e-mail), przesyłanie informacji handlowej (wysyłka sms), wysyłki materiałów promocyjnych pocztą tradycyjną,
Ø w celach wskazanych w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych – jeśli takie zgody były wyrażane (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
Ø w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
Ø w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń – związku z realizacją pozostałych prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu przez Państwa, tj. okazania Administratorowi, że nie życzą sobie Państwo pozostawać w kontakcie z Administratorem i otrzymywać od niego informacji. Po wycofaniu zgody lub wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe mogą być przechowywane na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze i związanych z nimi roszczeniami.
W przypadku zbierania danych w sposób inny niż od Państwa – źródło ich pochodzenia i kategorie danych osobowych.
Jeśli danych osobowych Administrator nie pozyskał bezpośrednio od Państwa, to ich źródłem jest podmiot, który dysponował wyrażoną przez Państwa zgodą na ich udostepnienie na rzecz Administratora, lub inną ważną podstawą prawną. W tym przypadku, pozyskane dane osobowe obejmują dane niezbędne (zwykłe) do prowadzenia danego rodzaju działań marketingowych, tj. są to imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu i/lub adres korespondencyjny.
2. Klienci i osoby wyznaczone do realizacji umowy
Cel przetwarzania, podstawa prawna, okres przechowywania
W celu realizacji umowy Administratora z Klientem lub podjęcia działań przez Administratora przed zawarciem umowy, na żądanie Klienta, wyrażone w dowolny sposób, np. poprzez wypełnienie formularza kontaktowego na stronie www.3m4e.com.
Ø w celu prowadzenia rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej,
Ø w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa,
Ø w celach wskazanych w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych – jeśli takie zgody były wyrażane. Udostępnienie innych danych niż żądane przez Administratora lub danych oznaczonych jako opcjonalne, jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie tych danych osobowych w celach, w jakich zostały udostępnione,
Ø w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Podstawa prawna: realizacja umowy z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – jeśli są Państwo Klientem; (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – jeśli są Państwo osobą współpracującą z Administratorem w imieniu Klienta; realizacja obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), prawnie uzasadnione interesy Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); dane, które nie są niezbędne z perspektywy powyższych podstaw prawnych, przetwarzane są na podstawie zgody, o ile taka została wyrażona (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
Okres przechowywania danych
Co do zasady, Państwa dane będą przetwarzane przez okres realizacji umowy wiążącej Administratora z Klientem. Państwa dane będą także przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami o rachunkowości; jeśli jest to uzasadnione – do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy Administratora z Klientem, w zależności, który okres jest dłuższy.
W przypadku zbierania danych w sposób inny niż od Państwa – źródło ich pochodzenia i kategorie danych osobowych
Dane osobowe zostały pozyskane od Państwa, od Klienta lub od osoby współpracującej z Administratorem w imieniu Klienta. Administrator pozyskuje dane osobowe w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy, przy czym najczęściej są to: imię, nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail, nr telefonu, dane dotyczące zamówienia oraz dane do faktury. W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej, Administrator często przetwarza także nr PESEL lub nr dowodu osobistego.
3. Kontrahenci, dostawcy i osoby wyznaczone do realizacji umowy
Cel przetwarzania, podstawa prawna, okres przechowywania danych:
Ø w celu realizacji umowy z Kontrahentem lub podjęcia działań przed zawarciem umowy, na żądanie Kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeśli jesteś Kontrahentem; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeśli jesteś osobą działającą w imieniu lub na rzecz Kontrahenta),
Ø w celu prowadzenia rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO),
Ø w celu realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Ø w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres przechowywania danych
Państwa dane osobowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa lub jeśli jest to uzasadnione, do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy z Kontrahentem – w zależności, który okres jest dłuższy.
W przypadku zbierania danych w sposób inny niż od Państwa – źródło ich pochodzenia i kategorie danych osobowych
Co do zasady, Administrator przetwarza dane podawane przez Państwa. Jeśli nie podawali Państwo swoich danych Administratorowi, to Administrator pozyskał je od innego Kontrahenta lub od osoby działającej w imieniu lub na rzecz Kontrahenta Administratora. Dane osobowe Administrator pozyskuje w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy, przy czym najczęściej są to: imię, nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail, nr telefonu, dane dotyczące zamówienia oraz dane do faktury. W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej, Administrator przetwarza także nr PESEL lub nr dowodu osobistego.
4. Korespondujący
Cel przetwarzania, podstawa prawna, okres przechowywania:
Ø w celu prowadzenia korespondencji oraz zapewnienia obiegu i archiwizacji dokumentów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Informacje na temat celu przetwarzania danych zawartych w treści korespondencji i powiązanych podstaw prawnych podano w pkt: 1) Potencjalni klienci, w tym adresaci działań marketingowych, pkt 2) Klienci i osoby wyznaczone do realizacji umowy oraz w pkt 3) Kontrahenci, dostawcy i osoby wyznaczone do realizacji umowy klauzuli informacyjnej.
Okres przechowywania danych
Co do zasady, dane przetwarzane są przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu Administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. Okres przechowywania danych stanowiących treść korespondencji jest uzależniony od celu przetwarzania danych, którego dotyczy dana korespondencja (jeżeli występują inne terminy usunięcia danych, to informacje na ten temat Administrator poda w odrębnej klauzuli informacyjnej).
W przypadku zbierania danych w sposób inny niż od Państwa – źródło ich pochodzenia i kategorie danych osobowych
Co do zasady, Administrator przetwarza dane podawane przez Państwa.
5. Składający reklamacje, zapytania i ich przedstawiciele
Cel przetwarzania, podstawa prawna, okres przechowywania:
Ø w celu rozpatrzenia złożonej skargi, wniosku lub reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
Ø w celu realizacji umowy powiązanej ze zgłoszeniem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeśli jesteś stroną umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeśli jesteś osobą współpracującą z Administratorem w imieniu naszego klienta lub kontrahenta),
Ø w celu prowadzenia rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO),
Ø w celu realizacji pozostałych obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
Ø w celach określonych w treści zgody, o ile taka została wyrażona (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Ø w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres przechowywania danych
Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 1 rok po terminie upływu rękojmi, gwarancji lub rozliczenia reklamacji.
Ø w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu ich przedawnienia prawomocnego zakończenia postępowań w tym postępowania egzekucyjnego.
W przypadku zbierania danych w sposób inny niż od Państwa – źródło ich pochodzenia i kategorie danych osobowych.
Co do zasady, Administrator przetwarza dane podawane przez Państwa. Jeśli nie podawali Państwo swoich danych Administratorowi, to ich źródłem jest osoba, która wskazała Pani/Pana dane w zgłoszeniu. Dane osobowe Administrator pozyskuje w zakresie niezbędnym, przy czym najczęściej są to imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres korespondencyjny, okoliczności podlegające zgłoszeniu, rzadziej nr konta bankowego.
6. Odwiedzający stronę internetową 3M4E Sp. z o.o.
Cel przetwarzania, podstawa prawna, okres przechowywania danych:
Ø w celu zapewnienia funkcjonalności strony internetowej (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO);
Ø w celu prowadzenia rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO),
Ø w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
Ø w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na marketingu własnych produktów i usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku wyraźnej zgody – także produktów i usług firm współpracujących z Administratorem (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przy wykorzystaniu następujących form komunikacji: 1) rozmowy głosowe (marketing telefoniczny), 2) przesyłania informacji handlowej (wiadomości e-mail), 3) przesyłania informacji handlowej (wysyłka sms), 4) wysyłki materiałów promocyjnych pocztą tradycyjną,
Ø w celach wskazanych w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych – jeśli takie zgody były wyrażane (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
Ø w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres przechowywania danych
Państwa dane osobowe będą przechowywane do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu, tj. okazania Administratorowi w dowolny sposób, że nie życzą sobie Państwo pozostawać z Administratorem w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez Administratora działaniach. Po wycofaniu zgody lub wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe mogą być przechowywane przez Administratora na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze lub do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń, w zależności, który termin jest dłuższy. W przypadku zawarcia z Administratorem umowy (np. w zakresie świadczenia usług drogą elektroniczną lub korzystania ze sklepu internetowego), dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania umowy, a jeśli jest to uzasadnione – do upływu terminów przedawnienia wynikających z niej roszczeń.
W przypadku zbierania danych w sposób inny niż od Państwa – źródło ich pochodzenia i kategorie danych osobowych
Co do zasady, Administrator przetwarza dane podawane przez Państwa. Jeśli nie podawali Państwo swoich danych Administratorowi, to ich źródłem jest podmiot, który dysponował wyrażoną przez Państwa zgodą na ich udostepnienie na rzecz Administratora, lub inną ważną podstawą prawną. W tym przypadku, pozyskane dane osobowe obejmują dane niezbędne do prowadzenia danego rodzaju działań marketingowych, standardowo są to: imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu i/lub adres korespondencyjny.
III. ODBIORCY DANYCH
W związku z prowadzoną działalnością, Administrator może ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom, jeśli jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania:
1) Firmy świadczące usługi lub dostarczające rozwiązania informatyczne.
2) Podwykonawcy oraz dostawcy.
3) Firmy świadczące usługi prawne, księgowe i audytorskie.
4) Firmy prowadzące działania marketingowe.
5) Firmy archiwizujące i niszczące dokumenty.
6) Firmy świadczące usługi kurierskie i pocztowe.
7) Banki, zakłady ubezpieczeń oraz pozostałe instytucje finansowe i płatnicze.
8) Organy publiczne, otrzymujące dane w związku z realizacją obowiązków prawnych administratora.
IV. UPRAWNIENIA W ZAKRESIE PRZETWARZANYCH DANYCH
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo do:
1) dostępu do swoich danych osobowych,
2) sprostowania swoich danych osobowych,
3) usunięcia swoich danych osobowych,
4) ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
5) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO, składając sprzeciw, należy wskazać jego przyczyny związane z Państwa szczególną sytuacją,
6) przenoszenia danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
7) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, gdy stanowi ona podstawę przetwarzania danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przy czym nie ma to wpływu na przetwarzanie przed terminem cofnięcia.
Więcej informacji o Państwa prawach, dotyczących danych osobowych, które są przetwarzane przez Administratora znajduje się w art. 12-23 RODO.
Osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora czyli 3M4E Sp. z o.o. przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi, adres korespondencyjny: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
V. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Administratora z wymogów prawa. Brak podania tego rodzaju danych może skutkować niewykonaniem umowy. W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez Administratora danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
VI. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH
Państwa dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: EOG). Informacyjnie: Państwa odbiorców danych spoza EOG, zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG.
VII. ZABEZPIECZENIE DANYCH OSOBOWYCH
Zastosowany przez Administratora sposób zabezpieczenia Państwa danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Możecie Państwo zażądać informacji o stosowanych zabezpieczeniach w zakresie ochrony danych osobowych. Informację można uzyskać od Administratora: e-mail office@3m4e.com.
VIII. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY
W ramach standardowych procesów, 3M4E Sp. z o.o. nie przetwarza danych osobowych w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.